步驟1：BOM清理/元器件整理

從一張白紙開始做合規管理計劃，對于所有的人來說都是有意義的。但是，此事經常被忽視。來自ERP/PLM系統的糟糕數據可能將不必要的負擔帶入合規管理過程。備件編碼和不一致的制造商名稱等問題也會導致數據收集階段所需的時間和資源增多。有時候這些問題還可能導致差錯。

投資于內部資源來整理元器件數據是解決該問題的一個方法。但是，在某些情況下，這種選擇不太現實。中小型企業經常不具備現成的資源用于這種比較耗時的工作。即使是大型制造商，在希望快速傳遞數據的時候也可能遇到資源不足的問題。這時，廠商可以考慮與外部數據服務提供商合作的方式。由于具有專門的技術經驗，這些服務提供商通常能夠比動用內部資源更短的時間來整理雜亂的數據。 
步驟2：收集通用元器件的數據

在清理完元器件的數據之后，就可以開始數據收集工作了。雖然有些廠商可能會立刻奔向供應商或分銷商，要求他們幫助收集數據，但更重要的是，你需要意識到所尋找的許多數據可能網上都有。越來越多的元器件制造商開始在企業上公布相關信息，不僅有RoHS狀態信息，而且有全面的材料構成信息。利用這些渠道來獲得關于通用元器件的合規信息將極大地促進你們的數據收集工作。

在實踐中出現的許多障礙多數源于由誰來承擔數據收集的任務。在有些情況下，數據收集任務被派給了采購團隊，因為他們zui熟悉公司現有的供應商或分銷商。不幸的是，采購部門通常缺乏相關的知識或專門技術，無法正確鑒別其正在尋求的信息。例如，采購部門通常利用制造商給出的元器件型號來尋找材料構成數據，但是，許多元器件只是根據封裝類型列出了其材料成分信息，而沒有相關的元器件編號，像這樣的情形可能嚴重阻礙數據收集工作。有些廠商也利用工程師資源來完成數據的收集工作，盡管這樣做不會再遇到缺乏相關知識的問題，但這種方式會明顯地增加產品開發的成本。

利用RoHS數據庫解決方案可以解決這些問題，并具有額外的優點。數據庫解決方案的兩個關鍵好處是，它可以迅速提供結果，而且用戶不必操心維護的問題。這些系統不僅允許用戶即時下載材料成分數據，而且當產品合規狀態出現變化、元器件出現過時等情況下能自動更新。選擇使用內部資源，還是利用數據庫解決方案，應該根據透徹的成本分析結果來決定 。

步驟3：從供應商處收集數據 

僅憑網絡來源不能*完成所有的數據收集工作。對于定制元器件和某些通用元器件，合規數據仍需向供應商索取。在整個合規管理周期中，這個單獨的環節確實有可能導致全部工作停下來。收集的數據需要流經供應鏈中的多個層面，通訊滯后的現象可能非常突出。即使收集到了供應商的文檔，有時稍加檢查就能發現是無效的或是不完整的。供應商提交的數據可能缺乏所需的信息，例如遺漏歐盟RoHS禁用的六種物質中的一種或幾種，或者供應商可能僅提供合規證明，其它什么信息都沒有。

建立一個供應商門戶是使廠商與供應商之間的溝通實現自動化的有效方法。具有ERP系統的廠商，可以對這些系統進行定制，用于合規文檔的交換與控制。較小規模的企業可以考慮采用第三方門戶的解決方案，這些方案不但可以集中存儲文檔，而且也可以管理全部電子郵件通訊。利用內置的文檔審批流程，這些解決方案將一直追蹤文檔狀態，并允許在不同的內部團隊進行協作審批。

步驟4：合規確認與聲明

完成數據收集以后，接下來要做的是進行合規確認，這是合規管理的zui終目標。雖然小型企業也許能夠利用數據表程序來管理合規評估，但這對于擁有大量數據的公司來說非常不現實。大型制造商的選擇可能是對現有的PLM軟件進行定制，但是由于PLM系統已經裝滿了產品設計和采購等相關信息，增加新的物質組成信息可能會嚴重影響系統性能。此外，由于合規監管在不斷變化，廠商在對PLM定制之前，應該評估用于未來維護的IT資源情況。

可以代替PLM定制的一個方案是選擇適當的合規管理軟件解決方案。附表列舉了合規管理軟件相對于PLM解決方案的具體優勢。